Die besten Interviewfragen für Ihren Einstellungsprozess
Assistenz der Geschäftsführung: Fragen fürs Vorstellungsgespräch
Die Assistenz der Geschäftsführung wird oft auch Executive Assistant oder CEO Assistant genannt. Es handelt sich dabei um kompetente Fachleute in den Bereichen Kommunikation, Terminplanung und Organisation. Ihre Aufgabe besteht in erster Linie darin, die täglichen Verwaltungsaufgaben eines CEO oder einer anderen Führungskraft zu erledigen.
Der perfekte CEO Assistant (oder Executive Assistant) sollte die folgenden Attribute mitbringen:
- Hervorragende schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten
- Ausgezeichnete organisatorische und dispositive Fähigkeiten
- Umfassende EDV-Kenntnisse, insbesondere im Umgang mit Microsoft Office oder einer anderen Software, die Ihr Unternehmen verwendet.
Executive Assistants haben im Auftrag des CEO oder anderer Führungskräfte häufig mit externen und internen Stakeholdern zu tun. Daher ist es wichtig, auch ihre zwischenmenschlichen Fähigkeiten zu überprüfen.
Assistenz der Geschäftsführung interviewen
Die Suche nach dem richtigen Kandidaten für die Position der persönlichen Assistenz der Geschäftsführung ist von entscheidender Bedeutung für die Produktivität der Führungsebene, die sich direkt auf den Rest Ihres Unternehmens auswirkt! Daher ist es wichtig, dass Sie Ihre potenziellen Mitarbeiter im Vorstellungsgespräch richtig kennenlernen. Um sich darauf vorzubereiten, sollten Sie sich die folgenden Fragen für ein Vorstellungsgespräch mit einem Executive Assistant vormerken.
Die unten stehenden Fragen sind für die Anfangsphase des Interviewprozesses gedacht, damit Sie sich frühzeitig ein gutes Bild davon machen können, ob Sie ein ausführlicheres Gespräch veranlassen sollten.
Vorstellungsgespräch eröffnen
Natürlich kann es sein, dass der Bewerber zu Beginn ein wenig nervös ist. Deshalb ist es wichtig, ihn zu Beginn des Gesprächs mit ein paar positiven und lustigen Fragen aufzumuntern. Wenn Sie sich auf offene und anregende Fragen konzentrieren, kommt das Gespräch in Gang und bereitet den Bewerber auf den wichtigeren Teil des Gesprächs vor!
Das erste Vorstellungsgespräch muss nicht allzu lange dauern, ist aber wichtig, um das Vertrauen der Bewerber zu gewinnen und sicherzustellen, dass sie ihre Persönlichkeit ganzheitlich präsentieren können.
Die besten Interviewfragen für Ihren Einstellungsprozess
Zu unserer Stellenanzeigen-Vorlage für Assistenten der GeschäftsführungFür das Vorstellungsgespräch
Ein positiver Einstieg
Was gefällt dir an der Tätigkeit als Assistenz der Geschäftsführung?
Wie verlief deine bisherige berufliche Laufbahn?
Verhaltensbezogene Fragen
Welche Aufgaben oder Verantwortlichkeiten machen dir am meisten Freude, wenn du einem CEO oder einer Führungskraft zur Seite stehst?
Wie setzt du die Prioritäten für deine typischen täglichen Aufgaben?
Die Antwort auf diese Frage gibt Ihnen einen Eindruck davon, wie Bewerber sich selbst organisieren und zeigt, ob sie wissen, welche Aufgaben in dieser Funktion Priorität haben.
Soft Skills
Kannst du ein Beispiel nennen, bei dem du mehrere Dinge gleichzeitig tun und mehrere Projekte verwalten musstest?
Dies zeigt, ob der Bewerber mit einer hohen Arbeitsbelastung umgehen kann, und gibt einen groben Überblick über seine Fähigkeiten in Bezug auf Prioritätensetzung, Zeitmanagement und Organisation.
Wie würdest du vorgehen, um die Bedürfnisse des CEO proaktiv zu erkennen und zu erfüllen?
Die Art und Weise, wie der Bewerber diese Frage beantwortet, gibt Ihnen Aufschluss über seine Fähigkeit, vorausschauend zu denken, und über sein Verständnis der Aufgaben innerhalb der Führungsebene.
Hard Skills
Wie versiert bist du im Umgang mit Computern? Und mit welchen Anwendungen hast du die meiste Erfahrung?
So können Sie sicherstellen, dass der Bewerber über das erforderliche Wissen verfügt, um die Aufgabe gut auszuführen. Sie erhalten außerdem eine Vorstellung davon, in welchen Systemen er geschult werden muss.
Beschreibe eine Situation, in der du eine Geschäftsreise für einen leitenden Angestellten buchen und organisieren musstest.
Wenn Sie den Bewerber eine frühere Erfahrung schildern lassen, erhalten Sie einen klaren Überblick über den Prozess, den er bei der Ausführung einer Aufgabe, die er in dieser Funktion erledigen muss, verfolgt. Zusätzlich erhalten Sie so eine Vorstellung davon, wie gut er eine Situation selbst bewältigen kann.
Wie würdest du Schritt für Schritt vorgehen, wenn du eine Vorstandssitzung organisierst?
Hier zeigt sich, ob der Bewerber über das Allgemeinwissen und die organisatorischen Fähigkeiten verfügt, die zur Bewältigung einer der Hauptaufgaben erforderlich sind, die er übernehmen würde. Die Antwort kann auch einen Einblick in den Arbeitsstil des Bewerbers geben.
Operative / Situative Fragen
Wie würdest du mit einem schwierigen oder anspruchsvollen Stakeholder umgehen?
Mit der Antwort erhalten Sie einen tiefen Einblick in die zwischenmenschlichen Fähigkeiten und in die Persönlichkeit des Bewerbers.
Wie würdest du damit umgehen, wenn ein Projekt, an dem du für den CEO arbeitest, dich überfordern würde?
Die Antwort auf diese Frage gibt Ihnen einen Eindruck davon, wie leicht es dem Bewerber fällt, um Hilfe zu bitten, und wie er mit stressigen Situationen umgeht, die in dieser Funktion mit Sicherheit vorkommen werden!
Personal einstellen - besser, schneller und klüger
Mit automatisierten und optimierten Prozessen
Jetzt Top-Talente finden und Interviews führen
Entdecken Sie über 250+ Jobbörsen, über die Sie passende Kandidat:innen erreichen
Kostenlose Stellenanzeige schalten
Die Antwort sollte zeigen, dass Bewerber sich mit den Aufgaben, die sie ausführen werden, auskennen, und gibt Ihnen gleichzeitig eine klare Vorstellung davon, ob sie für die Aufgaben, die Ihre spezifische Rolle beinhaltet, geeignet sind.