Vorlagen für Stellenbeschreibungen

Bürokauffrau / Bürokaufmann Job Description

Was macht man als Bürokauffrau/-mann, haben Sie sich beim Stellenanzeige schreiben gefragt? Wir haben die Antwort für Sie. Bürokaufleute unterstützen ein Team bei der täglichen anfallenden Verwaltungsarbeit. Dazu gehören die Organisation von Besprechungen mit Besuchern vor Ort und außerhalb des Unternehmens, die Bearbeitung des Postein- und Ausgangs, die Beschaffung von Büromaterial, Getränken und Büroinventar sowie die Bearbeitung von Rechnungen.

Um zur kostenlosen Stellenanzeigen-Vorlage für Bürokaufleute zu gelangen, scrollen Sie bitte nach unten!

Was gehört in eine Stellenanzeige für Bürokaufleute?

Bürokaufleute sind Experten für den reibungslosen Ablauf des täglichen Lebens in einem Büro. Sie kümmern sich um die Kommunikation zwischen den Abteilungen und externen Beteiligten, versenden und verfolgen Rechnungen und füllen die Büromaterialien wieder auf. Kurz gesagt, sie sind dafür verantwortlich, dass das Büro sein volles Produktivitätspotenzial ausschöpfen kann.

Wesentliche Bestandteile der Stellenbeschreibung für Bürokauffrauen und -männer:

Bürokaufleute arbeiten mit einem ganzen Team in einem Büro zusammen und sollten ein positives, freundliches Verhalten an den Tag legen, teamfähig sein und gute Kommunikationsfähigkeiten mitbringen.
Sie haben ebenfalls häufig direkten Kontakt zu externen Interessengruppen, insbesondere wenn sie ein kleineres Team unterstützen.
Zu den weiteren Aufgaben eines Bürokaufmanns gehört die Datenerfassung, in manchen Fällen auch die Verarbeitung sensibler oder vertraulicher Daten. IT-Kenntnisse und die Fähigkeit zur Diskretion sollten daher unbedingt vorhanden sein.
Als Arbeitgeber kommen alle Unternehmen infrage, in denen ein Team tägliche verwalterische Büroarbeiten ausführt.

Zu unseren Interviewfragen für Office Administrator

See interview question

Bürokauffrau / Bürokaufmann Stellenbeschreibung (Muster)

Über die Rolle

Are you skilled in communication and organisation? Do you excel when it comes to managing a budget and keeping tabs on stock levels? Or, does the possibility of optimising and ensuring an office is running at full potential excite you? If you’ve checked all these boxes, we’ve got the role for you at {Company_Name}.

As the Office Administrator, you’ll work closely with each department in the team and become an integral part of handling administrative tasks all across the office. From budget management to taking charge of communications with internal and external stakeholders, this role envelopes a variety of tasks sure to test your skills and ensure no two days are the same.

You can be sure to gain valuable experience and insights across all areas of office management, including delivering reports and preparing presentations!

Du bist ein Kommunikations- und Organisationstalent? Du bist gut in der Verwaltung eines Budgets und der Überwachung der Lagerbestände? Die Möglichkeit, ein Büro zu optimieren und sein volles Potenzial auszuschöpfen, reizt dich? Wenn du alle diese Kriterien erfüllst, haben wir die richtige Stelle für dich bei {Company_Name}.

Als Bürokaufmann/-frau arbeitest du eng mit allen Abteilungen des Teams zusammen und bist ein fester Bestandteil bei der Erledigung von Verwaltungsaufgaben im gesamten Büro. Von der Verwaltung des Budgets bis hin zur Kommunikation mit internen und externen Stakeholdern umfasst diese Funktion eine Vielzahl von Aufgaben, die deine Fähigkeiten auf die Probe stellen und dafür sorgen, dass kein Tag wie der andere ist.

Bewirb dich jetzt und erweitere deine Kenntnisse in allen Bereichen des Büromanagements, einschließlich der Erstellung von Berichten und der Vorbereitung von Präsentationen!

Bürokauffrau / Bürokaufmann Zuständigkeiten

Remember these responsibilities are just examples for an Office Administrator job description, not all of these will be relevant to your company’s specific needs. There could also be other essential skills that we’ve not mentioned! Please edit this draft text to match your position’s exact responsibilities.

• Handling communication and appointments both on-site and off-site for various departments.
• Ensuring office tools and equipment are functioning and well-stocked.
• Managing and reporting on the budget for various areas of the office.
• Offering support via data entry and reporting for numerous departments.
• Scheduling agendas, travel arrangements and accommodation for management teams.
• Ensuring all offices activities run in adherence to company policies and procedures.
• Assisting team members with ad-hoc activities where possible.

Denken Sie daran, dass es sich bei diesen Aufgaben nur um Beispiele für die Stellenbeschreibung einer Bürokauffrau/eines Bürokaufmanns handelt, die nicht alle für die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens relevant sind. Es könnte auch andere wichtige Fähigkeiten geben, die wir nicht erwähnt haben! Bitte ändern Sie diesen Textentwurf so, dass er genau den Aufgaben Ihrer Stelle entspricht.

• Du verantwortest die reibungslose Abwicklung von Kommunikation und Terminen sowohl vor Ort als auch außerhalb des Hauses für verschiedene Abteilungen.
• Du stellst sicher, dass die Büroausstattung und Geräte funktionstüchtig und gut bestückt sind.
• Du verwaltest das Budget für verschiedene Bereiche des Büros und erstattest Bericht.
• Du unterstützt uns bei der Datenerfassung und Berichterstattung für zahlreiche Abteilungen.
• Du planst Tagesordnungen und Reisearrangements und buchst Unterkünfte für Managementteams.
• Du stellst sicher, dass alle Büroaktivitäten gemäß unserer Unternehmensrichtlinien und -verfahren durchgeführt werden.
• Du unterstützt unsere Teammitgliedern bei Ad-hoc-Tätigkeiten, soweit möglich.

Bürokauffrau / Bürokaufmann Anforderungen

Remember these requirements are just a draft for an Office Administrator’s resume not all of these will be relevant to the specific role you’re recruiting for and there may be others that you require! Please edit this draft text to match your needs more accurately.

• Impeccable organisational skills are essential with the ability to work independently.
• Highly proficient in Microsoft Office – skills with other office management software is a plus!
• Great written and verbal communication skills.
• Excellent time management and prioritisation skills.
• Strong forward-thinking ability.
• Previous experience in an office administration or assistant role preferred.

Denken Sie daran, dass es sich bei diesen Anforderungen nur um einen Entwurf für den Lebenslauf einer Bürokauffrau/eines Bürokaufmanns handelt. Nicht alle dieser Anforderungen sind für die Stelle, für die Sie sich bewerben, relevant, und es kann sein, dass Sie noch weitere benötigen! Bitte bearbeiten Sie diesen Textentwurf, damit er Ihren Anforderungen besser entspricht.

• Du kannst eine erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung vorweisen.
• Du bringst Berufserfahrung aus einer vorherigen Büroverwaltungs- oder Assistententätigkeit mit.
• Du besitzt herausragendes Organisationstalent.
• Du besitzt sehr gute Kenntnisse im Umgang mit Microsoft Office. Kenntnisse im Umgang mit anderen gängigen Büroverwaltungssoftwares sind von Vorteil!
• Du verfügst über sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Du beherrschst ein ausgezeichnetes Zeitmanagement und kannst Prioritäten setzen.
• Du denkst und handelst proaktiv und bist immer einen Schritt voraus.

Sie brauchen Inspiration?

Schlusswort & Hinweise zum Bewerbungsprozess

Verfassen Sie ein kurzes Schlusswort, das Kandidat:innen verrät, welche Angaben (frühestes Einstiegsdatum, evtl. Gehaltsvorstellungen) und Unterlagen (CV, Zeugnisse, Anschreiben, Portfolio, …) benötigt werden und wie sie sich bei Ihnen bewerben können. Geben Sie potenziellen Kandidat:innen mithilfe eines Call-to-Action noch einen letzten, packenden Anreiz mit, um sie zur Bewerbung zu ermutigen.

Was Sie für Ihre Stellenanzeige außerdem beachten sollten

Um Talente anzuziehen, genügt es nicht, nur die Stelle attraktiv zu beschreiben. Auch das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen spielen eine große Rolle und sollten daher nicht nur textlich, sondern idealerweise auch visuell vorgestellt werden.

Die Entscheidung, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, ist für viele Menschen eine vorwiegend emotionale Entscheidung. Der Eindruck, den sie von der Kultur Ihres Unternehmens gewinnen, ist ausschlaggebend für ihre Entscheidung. Seien Sie also kreativ und fügen Sie Ihrer Stellenanzeige einige visuelle Elemente hinzu:

Je besser potenzielle Kandidat:innen sich in die Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens hineinversetzen und -fühlen können, desto positiver wirkt sich das auf Ihr Employer Branding aus.

Denken Sie außerdem daran, die Qualitäten Ihres Unternehmens auch durch geeignete Benefits (flexible Arbeitszeiten, Remote Work, etc.) und Weiterentwicklungsmöglichkeiten hervorzuheben. In unserem Job Editor finden Sie hierfür bereits einen vorgesehenen optionalen Abschnitt.

Fotos vom Team, gern auch lustigere Fotos von Teamevents etc.
Bilder des Büros und/oder Arbeitsplatzes, damit die Bewerber sehen können, wo sie arbeiten werden
Videos über Ihr Unternehmen

Stellenanzeigen jetzt schalten und Top-Talente gewinnen

Entdecken Sie über 250+ Jobbörsen, über die Sie passende Kandidat:innen erreichen

Kostenlos starten

Verwandte Stellenanzeigen