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Office Manager Job Description

Was ist ein Office Manager, fragen Sie sich? Wir haben die Antwort für Sie. Ein Office Manager sorgt dafür, dass in einem Büro alles vorhanden und gut organisiert ist und hält dem Team den Rücken frei, damit es effizient arbeiten kann. Von der Entgegennahme von Anrufen bis hin zur Verfolgung von Rechnungen erledigen sie eine Vielzahl von Verwaltungsaufgaben für ein Unternehmen.

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Was gehört in eine Stellenanzeige für Office Manager?

Office Manager sind Experten für Terminplanung, Datenmanagement und andere Verwaltungsaufgaben. Sie sind vor Ort, um ein Team bei diesen Aufgaben zu unterstützen und um Prozesse einzuführen und zu verbessern, die die Produktivität oder den Arbeitsablauf eines Teams optimieren. Sie kümmern sich oft um Besucher des Unternehmens und können bei Bedarf die teamübergreifende Kommunikation moderieren und beschleunigen.

Wesentliche Bestandteile der Stellenbeschreibung eines Office Managers:

Office Manager arbeiten mit dem gesamten Unternehmen zusammen und sollten daher stets freundlich, hilfsbereit und proaktiv agieren. Doch auch ein gutes Zeitmanagement und die Fähigkeit, in stressigen Situationen kühlen Kopf zu wahren, sind wichtig.
Sie sind ebenfalls häufig der erste Ansprechpartner für Kunden, Auftraggeber oder andere Personen außerhalb des Unternehmens, die einen Besuch vor Ort tätigen. Ein gepflegtes Auftreten und hervorragende Umgangsformen sind hierbei unerlässlich.
Zu den Aufgaben eines Office Managers kann es gehören, Prozesse in einem Unternehmen einzuführen und zu verbessern. Dies kann von der Planung von Besprechungen bis hin zur Bestellung von Verbrauchsmaterial alles umfassen.
Office Manager ist ein vielseitiger Beruf mit vielen potenziellen Arbeitgebern. Sie können in allen Unternehmenstypen eingesetzt werden, von KMU bis hin zu größeren Unternehmen, solange diese ein Büro haben!

Zu unseren Interviewfragen für Office Manager

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Office Manager Stellenbeschreibung (Muster)

Über die Rolle

If you thrive when working closely with a team to help boost productivity, then keep reading.

Are you experienced with introducing and improving processes to streamline a team’s workflow? Have you worked with organising confidential data before? Is calendar management a second nature to you? If these skills all match your profile, then we want to hear from you at {Company_Name}.

We’re currently looking for an Office Manager who will work closely with all departments in the business. You’ll play a vital role in the entry and organisation of data, organising key meetings with internal and external stakeholders and creating and tracking invoices across the business.

Our Office Manager will quickly become the go-to for communication across departments so must have excellent communication skills, too!

Du liebst es, die Produktivität eines Teams zu steigern? Du hast bereits Erfahrung in der Umsetzung und Optimierung von Prozessen, um die Arbeitsabläufe in einem Team zu optimieren? Du bewahrst Schweigen über vertrauliche Daten und die Verwaltung von Kalendern ist für dich ein Kinderspiel? Wenn all diese Fähigkeiten auf dein Profil zutreffen, dann möchten wir von {Unternehmen_Name} dich kennenlernen.

Wir suchen derzeit einen Office Manager (m/w/d), der eng mit allen Abteilungen des Unternehmens zusammenarbeiten wird. Als Anlaufstelle für die abteilungsübergreifende Kommunikation verfügst du über ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeiten und spielst eine wichtige Rolle bei der Erfassung und Verwaltung von Daten, der Organisation wichtiger Sitzungen mit internen und externen Stakeholdern und der Erstellung und Verfolgung von Rechnungen im gesamten Unternehmen.

Office Manager Zuständigkeiten

Remember these are just draft responsibilities for an Office Manager job description, some points might differ from the actual responsibilities of your role. Plus, you might have extra points that we’ve not included. So, be sure to change this list based on your actual needs.

• Handling calls and emails from external stakeholders.
• Managing the upkeep of office equipment and supplies.
• Management of confidential files and information.
• Receiving and filing data from multiple different departments.
• Creating and maintaining invoices.
• Organising meetings between departments or external stakeholders.
• Implementing or improving internal processes to save time or streamline tasks.
• Providing training or workshops to the team.

Denken Sie daran, dass es sich hier nur um einen Entwurf für eine Stellenbeschreibung für einen Office Manager handelt. Einige Punkte können von den tatsächlichen Aufgaben der Rolle abweichen. Außerdem könnten Sie zusätzliche Punkte haben, die wir nicht aufgeführt haben. Ändern Sie diese Liste also entsprechend Ihren tatsächlichen Bedürfnissen.

• Du beantwortest Anrufe und E-Mails von externen Interessengruppen.
• Du sorgst für die Instandhaltung der Büroausstattung und die Bereitstellung von Büromaterial.
• Du verwaltest vertrauliche Akten und Informationen.
• Du nimmst Daten aus verschiedenen Abteilungen entgegen, dokumentierst sie und legst sie ab.
• Du erstellst Rechnungen und überwachst die Zahlungseingänge.
• Du organisierst Sitzungen zwischen Abteilungen und externen Beteiligten.
• Du rationalisierst interne Prozesse, um Zeit zu sparen oder Aufgaben zu optimieren.
• Du führst Schulungen und Workshops für das Team durch.

Office Manager Anforderungen

Keep in mind, these requirements are only examples of what the role might need. Your company may not need these points from your candidate or may have extra requirements that we’ve not mentioned here. Be sure to adjust the list as needed!

• Strong data organizational skills.
• Great written and verbal communication skills.
• Ability to prioritise and manage multiple projects at once.
• Confidence in handling confidential information.
• Computer literate with experience using Microsoft Office
• Forward-thinking attitude and ability to present and implement new procedures.
Excellent problem-solving skills.
Experience in an Office Management role is a plus!

Denken Sie daran, dass diese Anforderungen nur Beispiele dafür sind, was für die Stelle erforderlich sein könnte. Die tatsächlichen Anforderungen Ihres Unternehmens können abweichen. Stellen Sie sicher, dass Sie die Liste nach Bedarf anpassen!

• Du bringst hervorragende Fähigkeiten zur Organisation von Daten mit.
• Du besitzt sehr gute schriftliche und mündliche Kommunikationsfähigkeiten.
• Du bist in der Lage, Prioritäten zu setzen und mehrere Projekte gleichzeitig zu verwalten.
• Du bist souverän im Umgang mit vertraulichen Informationen.
• Du verfügst über gute EDV-Kenntnisse und Erfahrung im Umgang mit Microsoft Office.
• Du überzeugst mit einer vorausschauenden Denkweise und kannst neue Verfahren vorstellen und konsequent umsetzen.
• Du bringst hervorragend Problemlösungsfähigkeiten mit.
• Du hast idealerweise bereits erste Erfahrungen im Bereich Office Management gesammelt!

Sie brauchen Inspiration?

Schlusswort & Hinweise zum Bewerbungsprozess

Verfassen Sie ein kurzes Schlusswort, das Kandidat:innen verrät, welche Angaben (frühestes Einstiegsdatum, evtl. Gehaltsvorstellungen) und Unterlagen (CV, Zeugnisse, Anschreiben, Portfolio, …) benötigt werden und wie sie sich bei Ihnen bewerben können. Geben Sie potenziellen Kandidat:innen mithilfe eines Call-to-Action noch einen letzten, packenden Anreiz mit, um sie zur Bewerbung zu ermutigen.

Was Sie für Ihre Stellenanzeige außerdem beachten sollten

Um Talente anzuziehen, genügt es nicht, nur die Stelle attraktiv zu beschreiben. Auch das Arbeitsumfeld und die Arbeitsbedingungen spielen eine große Rolle und sollten daher nicht nur textlich, sondern idealerweise auch visuell vorgestellt werden.

Die Entscheidung, sich bei einem Unternehmen zu bewerben, ist für viele Menschen eine vorwiegend emotionale Entscheidung. Der Eindruck, den sie von der Kultur Ihres Unternehmens gewinnen, ist ausschlaggebend für ihre Entscheidung. Seien Sie also kreativ und fügen Sie Ihrer Stellenanzeige einige visuelle Elemente hinzu:

Je besser potenzielle Kandidat:innen sich in die Arbeit innerhalb Ihres Unternehmens hineinversetzen und -fühlen können, desto positiver wirkt sich das auf Ihr Employer Branding aus.

Denken Sie außerdem daran, die Qualitäten Ihres Unternehmens auch durch geeignete Benefits (flexible Arbeitszeiten, Remote Work, etc.) und Weiterentwicklungsmöglichkeiten hervorzuheben. In unserem Job Editor finden Sie hierfür bereits einen vorgesehenen optionalen Abschnitt.

Fotos vom Team, gern auch lustigere Fotos von Teamevents etc.
Bilder des Büros und/oder Arbeitsplatzes, damit die Bewerber sehen können, wo sie arbeiten werden
Videos über Ihr Unternehmen

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