Arbeiten von Zuhause: Mitarbeiter im Homeoffice unterstützen

Natürlich gibt es auch das Problem mit der Vermischung von Beruf und Privatleben, wenn der Arbeitsplatz gleichzeitig das Zuhause ist. Und noch dazu leiden viele Arbeitnehmer unter der Einsamkeit im Rahmen ihrer Telearbeitsplätze.

Als die Pandemie ausbrach, wurden wir alle ins Homeoffice geschickt. Vom einen Tag auf den anderen wurde uns die Umstellung unseres normalen Arbeitslebens auf die Arbeit am Küchentisch oder die gemeinsame Nutzung des ohnehin schon instabilen WLANs mit drei anderen Mitbewohnern aufgebürdet. Es blieb wenig Zeit, einen Handlungsplan für unsere Teammitglieder zu erstellen, was zu einer großen Unsicherheit führte.

Doch jetzt, da die Arbeit von Zuhause nicht mehr wegzudenken ist – und das nicht nur in einer hybriden Umgebung, in der die Arbeitnehmer zwischen Heim- und Büroarbeit aufgeteilt sind – ist es an der Zeit;

JOIN erklärt, wie Sie Unterstützungspläne strukturieren und organisieren können, um die Arbeit effizienter und die psychische Gesundheit stabiler zu machen. Im Folgenden finden Sie unsere Tipps für die Arbeit von Zuhause, mit denen Sie Ihr Team dabei unterstützen können, den Belastungen durch Telearbeit vorzubeugen:

• Wie Manager helfen können
• Wie man einen Remote-Arbeitsplatz einrichtet

Häufige Herausforderungen der Arbeit von Zuhause

• Mangel an persönlicher Interaktion
  Besonders für sehr soziale Persönlichkeitstypen kann dies einen Knacks in ihrer psychischen Gesundheit bedeuten. Natürlich ist jeder Mensch anders, und Ihre Teammitglieder brauchen alle ein unterschiedliches Maß an sozialen Interaktionen. Es sollte jedoch immer etwas im Kalender stehen, auf das man sich freuen kann.
• Mangelnder Zugang zu Informationen
  Wenn diese soziale Interaktion fehlt, ist es außerdem viel schwieriger, an die richtigen Informationen heranzukommen. Ihre Mitarbeiter können nicht mehr persönlich eine schnelle Frage stellen, was den Informationsfluss verlangsamt und die Effizienz beeinträchtigt.
• Soziale Isolation und Einsamkeit
  Unabhängig davon, ob Ihr Team allein oder mit Familie und Mitbewohnern zusammenlebt, wirkt sich die Tatsache, dass es immer mit denselben Personen oder mit niemandem zusammen ist, natürlich ebenfalls darauf aus, wie einsam es sich fühlt. Dies ist eines der größten Probleme bei Teams, die von zuhause aus arbeiten: Viele fühlen sich von ihren üblichen Arbeitskollegen vergessen.
• Höhere Wahrscheinlichkeit eines Burnouts
  Beim Arbeiten von zu Hause aus ist es viel schwieriger, abzuschalten. Da sich Ihre Mitarbeiter die ganze Zeit am selben Ort aufhalten, haben sie oft keine Zeit haben, zwischen Arbeit und Zuhause zu unterscheiden. Dadurch arbeiten sie oft auch länger oder rufen ihre geschäftlichen E-Mails spät am Abend noch einmal ab. Das kann sich langfristig negativ auf die psychische Gesundheit und das Schlafverhalten auswirken und zu Burnout führen.

Wie Manager ihre Mitarbeiter unterstützen können

Tägliche Stand-ups abhalten

Es ist besonders dann wichtig, alle auf dem gleichen Stand zu halten, wenn sich niemand im gleichen Raum befindet. Nehmen Sie sich die Zeit für ein tägliches “Stand-up”-Meeting. Halten Sie diese Besprechungen kurz, 15–20 Minuten sollten ausreichen. Dann weiß jeder im Team, was an diesem Tag zu tun ist. Dann kann jeder seine eigene Arbeit leichter vorantreiben, notwendige Besprechungen organisieren, Daten für andere Teammitglieder sammeln und allgemein einen guten Überblick über die anstehenden Aufgaben behalten.

Tägliche Stand-ups sind auch eine gute Gelegenheit, Blockaden bei Ihren Teammitgliedern anzusprechen, damit Sie ihnen helfen können, ihre Ziele schneller zu erreichen, anstatt die Arbeit oder Blockaden zu hinauszuzögern.

Regeln für den Einsatz Ihrer Kommunikationstechnologien aufstellen

Machen Sie es Ihren Mitarbeitern so einfach wie möglich, miteinander zu kommunizieren. Wenn Sie eine Instant-Messaging-Plattform verwenden, sollten Sie einige Regeln für die Zusammenarbeit aufstellen. Wenn Ihr Team beispielsweise einen bestimmten Teil eines Projekts besprechen muss, sollte es dies in einem dedizierten Kanal tun, damit alle wissen, was in Arbeit ist oder sich ändert und die Möglichkeit erhalten, ihre Meinungen und Ideen einzubringen.

Eine Besprechung unter vier Augen kann hier schnell zu Verwirrung führen, da die anderen Teammitglieder nichts von den Gesprächen und Absprachen mitbekommen.

Möglichkeiten zur sozialen Interaktion bieten

Jetzt, wo die meisten Menschen nicht mehr völlig abgeschottet sind, ist es möglich, einige Teamveranstaltungen oder Treffen zu organisieren. Das ist für die psychische Gesundheit Ihrer von zuhause arbeitenden Mitarbeiter von entscheidender Bedeutung. Es gibt ihnen das Gefühl, dass sie Teil eines echten Teams sind und von ihren Vorgesetzten geschätzt werden.

Je nachdem, wie Ihr Unternehmens organisiert ist, kann es erforderlich sein, dass Sie jährliche oder halbjährliche Tagungen für Ihr Team zu veranstalten. Idealerweise wohnt zumindest ein Teil des Teams in der gleichen Stadt, um sich regelmäßig einmal im Monat treffen zu können.

Sie können aber auch gemeinsame Lunches zwischen Teammitgliedern anregen, die nahe beieinander wohnen, anstatt sich immer nur virtuell zu treffen.

Emotionale Unterstützung anbieten

Seien Sie eine offene Tür und zeigen Sie, dass Sie ein Mensch sind, der mit den gleichen Problemen zu kämpfen hat wie Ihr Team. Bieten Sie Gesprächsrunden zum Wohlbefinden an, in denen Ihre Teammitglieder über alles reden können, womit sie zu kämpfen haben.

Eine solche Unterstützung kann Ihren Teammitgliedern sehr helfen, sich weniger isoliert zu fühlen. Geteiltes Leid ist ja bekanntlich halbes Leid.

Monatliche Zuschüsse

Glauben Sie, Sie wären genauso produktiv, wenn Sie am selben Tisch arbeiten würden, an dem Sie auch essen? Was wäre, wenn Sie nur Ihr Schlafzimmer zum Arbeiten hätten?

Wenn Sie Ihren Teammitgliedern einen jährlichen oder monatlichen Zuschuss für Arbeitsmaterial wie Schreibtische, Monitore, Stühle und Schreibwaren gewähren, kann dies ihre Produktivität erheblich steigern. Es kann auch helfen, Burnout vorzubeugen, da es viel einfacher ist, abzuschalten, wenn man zu Hause einen Arbeitsplatz hat, den man am Ende des Tages verlassen und sprichwörtlich die Tür hinter ihm schließen kann.

Hilfe bei der Kinderbetreuung

Eine der größten Ablenkungen beim Arbeiten von Zuhause sind natürlich Kinder. Da die Schulen und Kitas jetzt aber wieder geöffnet sind, ist das glücklicherweise kein ständiges Problem mehr. Allerdings können Sie berufstätigen Eltern entweder erlauben, andere Arbeitszeiten zu wählen, die ihrem Lebensstil zu Hause besser entsprechen – oder Sie können einen Zuschuss für die Kinderbetreuung gewähren.

Grenzen setzen

Eines der wichtigsten Beispiele für eine gesündere Work-Life-Balance ist das Setzen von Grenzen. Als Manager, Teamleiter oder Personalverantwortlicher ist es für alle von Vorteil, wenn Sie mit gutem Beispiel vorangehen und Ihre eigenen Grenzen setzen.

Vielleicht tragen Sie in Ihren Kalender feste Pausenzeiten ein, vielleicht beantworten Sie nach einer bestimmten Zeit keine E-Mails mehr oder Sie machen nachmittags kurze Spaziergänge, um Kreativität und Wohlbefinden zu fördern. Was auch immer Sie tun, um Ihre eigenen Grenzen zu setzen: Teilen Sie es mit Ihrem Team und ermutigen Sie es, dasselbe zu tun.

Fitness- und Wellness-Gutscheine

Eine der besten Methoden, um die üblichen Probleme bei der Arbeit von Zuhause zu vermeiden, ist natürlich, sich gesund zu halten. Es könnte sich als vorteilhaft erweisen, Fitnessgutscheine zu kaufen. Sie könnten dies als Team-Event einbauen und alle an denselben Yoga-Kursen teilnehmen lassen.

Sie könnten ebenso Meditationskurse anbieten, um Probleme der geistigen Gesundheit und Angstzustände zu bekämpfen. Bewegung und gesunde Verhaltensweisen können auch zu mehr Kreativität und Ideen anregen.

Da weniger gemeinsame Mittagessen und Teamevents stattfinden, wenn niemand im Büro ist, können Sie diese Ausgaben in Gutscheine und Maßnahmen für psychische Gesundheit und Wohlbefinden umwandeln.

Zu Pausen ermutigen

Dies ist wahrscheinlich eine der besten Möglichkeiten, wie Sie Ihre Mitarbeiter bei der Arbeit von zuhause aus unterstützen können. Seien Sie offen, wenn ein Teammitglied sich überfordert fühlt und gewähren Sie freie Tage für die Förderung seiner psychischen Gesundheit. Ermutigen Sie Ihr Team außerdem, in den Pausen spazieren zu gehen und sich so oft wie möglich an der frischen Luft aufzuhalten.

Das gibt ihren Teammitgliedern auf jeden Fall eine neue Perspektive und fördert Kreativität und neue Ideen. Sie werden mit einem viel besseren Gemüt an ihren Schreibtisch zurückkehren, als wenn sie den ganzen Tag drinnen sitzen und die Pausen durcharbeiten.

Wie man einen Remote-Arbeitsplatz einrichtet

Sofa und Schlafzimmer vermeiden

Je länger Ihr Team von zuhause aus arbeitet, desto wahrscheinlicher ist es, dass es in allzu bequeme Gewohnheiten verfällt – z. B. vom Sofa aus zu arbeiten oder, noch schlimmer, vom Schlafzimmer aus.

Es ist zwar grundsätzlich nichts Falsches daran, aber Ihr Team wird es viel schwieriger finden, sich zu konzentrieren und seine Aufgaben effektiv zu erledigen, wenn es von diesen Bereichen aus arbeitet. Anders verhält es sich, wenn jedes Teammitglied ein eigenes Büro oder zumindest einen abgetrennten Arbeitsbereich in seinem Zuhause hat.

Daher ist der oben genannte Punkt, Ihr Team mit monatlichen Zuschüssen zu unterstützen, noch wichtiger, um Mitarbeiter beim Arbeiten von zuhause aus zu unterstützen. Ermutigen Sie Ihr Team, an einem Schreibtisch zu arbeiten – idealerweise mit einem zweiten Monitor und nicht nur mit dem Laptop-Bildschirm.

Je nach Person ist es vielleicht möglich, einen separaten Raum zum Arbeiten zu nutzen oder zumindest einen eigenen Bereich mit einem Schreibtisch, einem Stuhl, einem Monitor und allen Schreibwaren zu erstellen, die sie benötigen, um sich Arbeitsleben ein wenig zu erleichtern.

Blick zum Fenster

Eine weitere Möglichkeit zur Unterstützung von Mitarbeitern, die von Zuhause aus arbeiten, besteht darin, sie zu ermutigen, ihren Schreibtisch zum Fenster oder seitlich davon zu positionieren. Natürliches Licht kann bei Motivation, Kopfschmerzen und Überanstrengung der Augen helfen. Es kann Ihren Teammitgliedern auch bei Dingen wie dem Zeitmanagement helfen und macht es weniger wahrscheinlich, dass Burnout zu einem Problem im Team wird.

Tipp: Wenn Sie allein arbeiten, kann es vorkommen, dass Sie für Ihre Aufgaben mal mehr, mal weniger Zeit benötigen als sonst. Um dieses Problem in den Griff zu bekommen, können Sie Ihre Kollegen ermutigen, eine Uhr auf ihrem Schreibtisch zu haben oder eine Sanduhr zu verwenden, um kleine Zeitabschnitte für bestimmte Projekte zu reservieren. Es fällt leichter, sich zu konzentrieren, wenn man physisch sehen kann, wie viel Zeit man für eine Aufgabe aufgewendet hat oder wie viel Zeit noch übrig ist.

Ordnung schaffen

Es ist viel schwieriger, sich auf die Arbeit zu konzentrieren, wenn in Ihrem Haus Unordnung und Durcheinander herrschen. Räumen Sie jeden Abend oder beim Morgenkaffee auf, bevor Sie sich an die Arbeit machen. Sie werden feststellen, dass Sie sich ohne die ständigen Ablenkungen viel besser konzentrieren können.

Farbpsychologie

Es gibt noch einige andere Möglichkeiten, Ihre Mitarbeiter beim Arbeiten von zuhause zu unterstützen. Neben dem Aufruf zur Ordnung und dem Beitrag zur Einrichtung eines adäquaten Remote-Arbeitsplatzes kommt es auch darauf an, was den Arbeitsplatz umgibt. Die visuelle Gestaltung kann Ihre Konzentration fördern oder hemmen.

Blau – Wer seine Produktivität steigern möchte, könnte sich besser konzentrieren, wenn der Arbeitsplatz in Blautönen gehalten ist.

Gelb – Für alle, die versuchen, innovativ zu sein, kann Gelb die Kreativität und frische Ideen fördern.

Grün – Für Menschen, die sich in einer ruhigen Umgebung wohlfühlen, kann Grün ein produktives Gefühl der Entspannung vermitteln.

Musik als Stimmungsaufheller

Hören Sie Songs, die Ihnen gefallen – Gute Laune macht uns alle produktiver. Wenn Sie also während der Arbeit Ihre Lieblingsmusik hören, können Sie sich besser konzentrieren. Sie können eine eigene Playlist für die Arbeit erstellen, damit Sie schneller in die richtige Stimmung kommen. Aufgaben lassen sich schneller erledigen, wenn wir in einer positiven Stimmung sind – und Musik fördert diese Stimmung.

Naturklänge – das Hören von Klängen aus der Natur während der Arbeit kann die Konzentrationsfähigkeit ebenfalls verbessern – und es kann helfen, Stress abzubauen. Ein Spaziergang oder ein Aufenthalt in der Natur kann Wunder für unsere geistige Gesundheit bewirken und uns eine neue Perspektive geben. Die Geräusche der Natur nach drinnen zu holen, ist ein Gewinn für diejenigen, die sich zu Hause nur schwer konzentrieren können.

Kühlen Kopf bewahren

Temperatursteuerung – Im Idealfall sollte der Raum, in dem Ihre Teammitglieder arbeiten, zwischen 20 und 25 Grad Celsius warm sein. Da aber jeder Mensch andere Vorlieben hat, ist es wichtig, dass es angenehm ist – nicht zu heiß und nicht zu kalt, sondern genau richtig.

Fenster öffnen – Damit Sie sich nicht stickig und eingesperrt fühlen, sollten Sie morgens vor Arbeitsbeginn die Fenster öffnen, um eine frische Brise hereinzulassen. Und noch einmal am Nachmittag, um die Müdigkeit nach dem Mittagessen zu vermeiden.

Zimmerpflanzen – Reinigen Sie Ihre Luft! Holen Sie sich die Natur ins Haus und übernehmen Sie Verantwortung außerhalb Ihrer Arbeit. Zimmerpflanzen können bei der Arbeit einen großen Unterschied machen, vor allem wenn es um Konzentration geht.

Es gibt viele Dinge, die wir tun können, um unsere Mitarbeiter zu unterstützen, während sie von zuhause arbeiten – sei es wegen der Pandemie oder eher als langfristiger Plan. Am besten fangen wir damit an, das Beste aus uns herauszuholen und uns darauf zu konzentrieren, intelligenter zu arbeiten.