Die Kunst des Mitarbeiter-Onboardings

Es kann leicht passieren, dass man vergisst, wie es war, der Neuling im Unternehmen zu sein. Ebenso leicht kann es passieren, dass man den Arbeitsaufwand für die Personalabteilung und die Teams, mit denen der neue Mitarbeiter zusammenarbeiten wird, unterschätzt; Organisation und Vorbereitung sind jedoch der Schlüssel zu einem erfolgreichen Mitarbeiter-Onboarding.

Das kann gut durchdachtes Mitarbeiter-Onboarding

Die Planung eines angenehmen und nützlichen Onboarding-Prozesses wird mehr bewirken, als Sie sich zunächst vorstellen können. Wie die Brandon Hall Group herausfand, können Unternehmen, die diesen wichtigen Schritt richtig angehen, die Mitarbeiterbindung um bis zu 82 % erhöhen – und die Produktivität um mehr als 70 %. Das heißt, wenn Sie Ihre Mitarbeiter so herzlich wie möglich willkommen heißen, sie auf die richtige Art und Weise anleiten und ihnen nützliche Informationsmaterialien zur Verfügung stellen, werden Sie viel mehr aus Ihren Mitarbeitern herausholen; und Ihre Mitarbeiter werden auf kurze und lange Sicht viel glücklicher und zufriedener sein.

Das Onboarding neuer Mitarbeiter findet nicht nur am ersten Tag oder in der ersten Woche statt. Eine Studie von Deloitte hat deutlich gemacht, dass 90 % der neu eingestellten Mitarbeiter in den ersten sechs Monaten nach ihrer Einstellung entscheiden, ob sie langfristig in einem Unternehmen bleiben werden oder nicht. Der erste Eindruck ist also nicht das Einzige, was zählt, wenn es um neue Mitarbeiter geht. Das Mitarbeiter-Onboarding ist also viel wichtiger und dauert deutlich länger, als man bisher angenommen hat.

Pre-Boarding

Noch bevor ein neuer Mitarbeiter durch die Bürotür tritt, sollte die Kommunikation eine Priorität für Ihr Mitarbeiter-Onboarding sein. Vielleicht ist Ihre Bürotür etwas schwierig zu finden, oder sie liegt in einem Innenhof, an dem Sie selbst am ersten Tag direkt vorbeigegangen sind. Ihr neuer Mitarbeiter sollte möglichst sicher wissen, wo genau sich das Büro befindet, bevor er nach einem anstrengenden Anfahrtsweg ankommt und suchen muss. All diese kleinen Details können Sie im Rahmen einer E-Mail vor dem ersten Arbeitstag klären, um Ihre neuen Mitarbeiter vorab zu beruhigen.

Weitere Inhalte, die Sie beim Onboarding neuer Mitarbeiter in Ihre Vorab-E-Mail aufnehmen sollten:

• Kopien der unterzeichneten Verträge und Vereinbarungen
• Unternehmenshandbuch mit Infos zur Unternehmenskultur und regelmäßigen Veranstaltungen
• Die Namen der Personen, die sie begrüßen werden, wenn sie ankommen
• Zeitplan für die ersten Wochen mit Angabe der Sitzungstitel und -zeiten
• Zeitplan für die ersten Wochen mit Angabe der Sitzungstitel und -zeiten
• Eine Kleiderordnung, entweder leger oder formell

Befragen Sie die neuen Mitarbeiter ein wenig über sich selbst und darüber, was sie in ihrer Freizeit gerne tun oder wo sie am liebsten zu Mittag essen. Schicken Sie dann einige Tage vor ihrem Eintritt eine unternehmensweite Begrüßungs-E-Mail auf Basis dieser Informationen, damit alle wissen, wer genau anfängt. Das schafft eine positive Atmosphäre und die Teammitglieder haben etwas, worüber sie neben der Arbeit und den Abgabeterminen sprechen können. Das verleiht der gesamten Büroatmosphäre ein freundliches, warmes Gefühl.

Die Unternehmenskultur vorstellen

Handbuch zur Unternehmenskultur anbieten

Einer der wichtigsten Aspekte der Mitarbeiterbindung ist die Unternehmenskultur, die Sie fördern. Am besten stellen Sie hierfür eine Art Handbuch bereit. Dieses Handbuch sollte den gemeinsamen Weg beschreiben, den Ihr Unternehmen bis zu diesem Punkt zurückgelegt hat (Ihre Geschichte) und die Erwartungen an die Kommunikation aufzeigen. Es sollte zudem beinhalten, an wen sich die Mitarbeiter bei Problemen wenden können und welche regelmäßigen Veranstaltungen mit dem Team organisiert werden, z. B. Mittagessen, Feiern oder Präsentationen.

Willkommenskaffee veranstalten

Auch wenn Ihre brandneuen Mitarbeiter im Büro angekommen sind, gibt es noch einiges zu tun. Natürlich müssen Sie sie allen im Büro vorstellen und sie herumführen. Ihre neuen Mitarbeiter werden sich sicher nicht an jeden Namen erinnern, aber sie werden in den nächsten Tagen und Wochen einige freundliche Gesichter sehen, während sie sich einleben. Darüber hinaus werden die anderen Teammitglieder wissen, wer die Neulinge sind, was den Einstieg in neue Gesprächsrunden erleichtert.

Vor allem in kleineren Teams kann es eine gute Idee sein, zum Mitarbeiter-Onboarding eine Willkommens-Kaffeestunde zu veranstalten. Diese kann ganz zwanglos sein und idealerweise in der Küche statt in einem Besprechungsraum stattfinden, damit niemand das Gefühl hat, im „Arbeitsmodus“ zu sein. Bei dieser Gelegenheit kann jeder ein wenig Networking betreiben und gemeinsame Interessen ausloten. Je nach Unternehmenskultur kann dies auch in Form eines „Feierabend-Drinks“ am Ende der Woche geschehen.

Die ersten paar Wochen

Buddy-System einrichten

Die Einrichtung eines Buddy-Systems zum Onboarding neuer Mitarbeiter ist von unschätzbarem Wert. Buddys sollten in den ersten Monaten ein paar Mittagessen mit den neuen Mitarbeitern vereinbaren und den Neuankömmling wissen lassen, dass er mit allen „dummen Fragen“ zu ihnen kommen kann. Buddys sollen auch dafür sorgen, dass die Neulinge sich schnell gut auskennen und ihnen zeigen, wo alle Kaffeetassen und Gemeinschaftsgegenstände zu finden sind. Generell sollten sie eine Quelle positiver Energie für die neuen Gesichter sein.

Bitten Sie einige Freiwillige, sich an dem Programm zu beteiligen oder fragen Sie bestimmte Teammitglieder, von denen Sie glauben, dass sie sich gut eignen, um neue Mitarbeiter willkommen zu heißen und ihnen in den ersten Monaten als Unterstützung zu dienen.

Mentor zuteilen

Eine ähnliche Möglichkeit zum Mitarbeiter-Onboarding ist die Zuweisung eines Mentors innerhalb des Teams, in dem der neue Mitarbeiter arbeiten wird. Das ist etwas professioneller als ein Buddy und ermöglicht es dem Mentor, den neuen Mitarbeiter in die Besonderheiten seines neuen Alltags einzuweisen. Er bringt ihm die Systeme bei, die verwendet werden, erklärt ihm, wie sich das Team normalerweise organisiert, und sorgt dafür, dass er zu allen wichtigen Sitzungen eingeladen wird.

Meeting-Einladungen frühzeitig initiieren

Ein Punkt, der oft übersehen wird, ist, dass Sie Ihrem neuen Mitarbeiter nicht die ganze Initiative überlassen sollten. Die anderen Teammitglieder, die sich bereits eingelebt haben und sich wohlfühlen, sollten diejenigen sein, die die neue Person zu Sitzungen einladen. Es kann etwas unangenehm sein, wenn Neulinge Ihre Teilnahme an Meetings erst erfragen und sich somit selbst dazu einladen müssen oder nicht wissen, wer der Organisator eines Treffens sein wird.

Zeit zum Sortieren zugestehen

Denken Sie daran, wie viel Gedächtnisleistung die Aufnahme einer neuen Tätigkeit in Anspruch nimmt. Ihre neuen Mitarbeiter lernen eine Reihe neuer Leute kennen, versuchen, sich Namen und Positionen zu merken, lernen manchmal ganz neue Fähigkeiten oder machen sich damit vertraut, dieselbe Arbeit auf eine andere Art und Weise zu erledigen. Vielleicht müssen sie sich auch an neue Werkzeuge und Kontrollsysteme gewöhnen. Ganz zu schweigen von den kleinen Dingen, wie z. B. sich zu merken, wo die Toilette ist, oder wie man die Schlüsselkarte benutzt.

Sie sollten Ihren neuen Mitarbeitern daher etwas Zeit einräumen, um all die Informationen zu verarbeiten, die beim Mitarbeiter-Onboarding unweigerlich auf sie einprasseln werden. Geben Sie Ihren Neuling etwas Zeit, um sich Notizen zu machen, ihren Zeitplan zu organisieren, ihre Hardware zu personalisieren und es sich allgemein ein bisschen gemütlich zu machen.

Reflexion und Feedback

Bei der Weiterentwicklung Ihres Onboarding-Prozesses ist Feedback für Sie das nützlichste Instrument. Nach der ersten Woche sollten Sie die neuen Mitarbeiter daher zu einer Feedback-Sitzung einladen, in der sie darüber sprechen können, was ihnen gefallen hat, aber vor allem darüber, was sich für sie vielleicht noch nicht stimmig angefühlt hat. Das ist nützlich für Veränderungen und wird die nächsten Neueinsteiger noch besser auf den Start in Ihrem Unternehmen vorbereiten.

Denken Sie darüber nach, was Sie sich wünschen würden, wenn Sie in einem neuen Unternehmen anfangen und setzen Sie diese Feedback-Änderungen für das nächste Mal um. Nach und nach werden Sie die beste Pre-Boarding- und Onboarding-Erfahrung entwickeln, die zur Produktivität und Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter beiträgt und Ihre Bindungsrate deutlich verbessert.