Wie Sie eine effektive Kommunikationsstrategie für Ihr Recruiting entwickeln und die Candidate Experience verbessern

Die COVID-19-Pandemie, die Great Resignation und der anhaltende Arbeitskräftemangel in den meisten Branchen haben dazu geführt, dass Unternehmen händeringend nach qualifizierten Bewerber:innen suchen, um ihre offenen Stellen zu besetzen.

Und selbst wenn Sie das Glück haben, eine erstklassige Bewerbung zu erhalten, ist das Risiko groß, dass der oder die Kandidat:in aus Ihrem Einstellungsprozess ausscheidet, bevor Sie ihm oder ihr ein Jobangebot gemacht haben.

Um das zu verhindern, sollten Sie Ihren Einstellungsprozess optimieren und den Bewerbern von Anfang bis Ende eine reibungslose Candidate Experience bieten. Ein entscheidender Teil davon ist eine effektive und effiziente Kommunikationsstrategie für Ihr Recruiting.

Im Folgenden erfahren Sie, warum Kommunikation so wichtig für den Einstellungsprozess ist und welche Schritte Sie unternehmen können, um die Kommunikation mit Ihren Bewerber:innen zu verbessern. Befolgen Sie diese Tipps, um die Einstellung von Top-Talenten zu erleichtern.

• Was ist eine Recruiting-Kommunikationsstrategie?
• Warum eine optimierte Kommunikation fürs Recruiting wichtig ist
• Warum Unternehmen sich schwertun, eine effektive Kommunikationsstrategie während des Einstellungsverfahrens zu entwickeln
• 7 Tipps zur Verbesserung Ihrer Kommunikation im Recruiting

Was eine Recruiting-Kommunikationsstrategie ist

Eine Kommunikationsstrategie fürs Recruiting definiert, wie Sie während des gesamten Einstellungsprozesses mit Bewerber:innen kommunizieren.

Ohne eine klare Strategie riskieren Sie, dass die Kommunikation mit Ihren Bewerber:innen unstrukturiert, unorganisiert und sogar unprofessionell wahrgenommen wird.

Ihre Kommunikation könnte dann schludrig wirken, und Ihre Reaktionen möglicherweise zu langsam erfolgen. Eine Recruiting-Kommunikationsstrategie hilft, dieses Problem zu lösen, indem sie regelt, wie an welchem Kontaktpunkt im Prozess mit Bewerber:innen kommuniziert wird.

Darüber hinaus kann die Kommunikationsstrategie durch den effektiven Einsatz von Textvorlagen und automatisierten Nachrichten (mehr dazu weiter unten) Ihren Einstellungsprozess zusätzlich beschleunigen.

Warum eine optimierte Kommunikation fürs Recruiting wichtig ist

Eine optimierte Kommunikationsstrategie kann beim Recruiting über Erfolg oder Misserfolg entscheiden. Lassen Sie uns kurz einen Blick auf die fünf wichtigsten Gründe werfen, warum eine effektive Kommunikation im Recruiting so wichtig ist.

1. Kürzere Time to Hire und Time to Fill

Untersuchungen haben ergeben, dass ganze 60 % aller Bewerber:innen ein Bewerbungsverfahren vorzeitig abbrechen, weil es zu lange dauert.

Die Optimierung (und teilweise Automatisierung) Ihrer Kommunikation mit Bewerber:innen kann dazu beitragen, Ihren Einstellungsprozess erheblich zu beschleunigen und so die Time to Fill und Time to Hire Ihres Unternehmens zu verbessern.

2. Höhere Annahmequote von Jobangeboten

Je schneller Kandidat:innen die Einstellungspipeline durchlaufen, desto größer die Chance, dass Sie ihnen ein Stellenangebot unterbreiten können, bevor diese das Interesse verlieren.

Damit einher geht auch die Wahrscheinlichkeit, dass Sie eine höhere Annahmequote von Angeboten (Offer Acceptance Rate) erzielen.

Wird die Stelle schneller besetzt, werden gleichzeitig auch die Einstellungskosten (Cost per Hire) und das Risiko gesenkt, dass potenzielle Bewerber:innen das Verfahren abbrechen und Sie wieder von vorne anfangen müssen.

3. Bessere Candidate Experience

Eine schnellere und besser strukturierte Kommunikation wird auch das Bewerbererlebnis insgesamt verbessern. Allzu oft werden Bewerber:innen im Unklaren darüber gelassen, wie der (zeitliche) Ablauf Ihres Einstellungsprozesses aussieht und was sie zu erwarten haben.

Darüber hinaus verursacht eine unausgereifte Kommunikationsstrategie meist auch eine unstimmige, undurchsichtige Kommunikation nach außen hin, die Bewerber:innen die Professionalität Ihres Unternehmens infrage stellen lässt.

Wenn Sie nicht einmal während des Einstellungsprozesses mit einer klaren Struktur oder einer geordneten Kommunikation aufwarten können, stellt sich zwangsläufig die Frage, was auf Bewerber:innen zukommen wird, wenn sie sich für die Arbeit in Ihrem Unternehmen entscheiden.

Eine optimierte, personalisierte und vor allem menschliche Kommunikationsstrategie vermittelt eine positive und professionelle Botschaft über Ihr Unternehmen als Ganzes. Das alles bewirkt eine positivere Candidate Experience.

4. Zufriedenere Bewerber:innen

Die Bewerbererfahrung geht Hand in Hand mit der Zufriedenheit der Bewerber (Candidate Satisfaction). Je besser und professioneller Sie mit Ihren Bewerber:innen kommunizieren, desto zufriedener werden diese mit dem Prozess sein, den sie durchlaufen haben.

5. Stärkeres Employer Branding

Letztendlich trägt all das dazu bei, den Ruf Ihrer Marke zu stärken. Wenn Sie Ihren Bewerber:innen eine positive Erfahrung bescheren – unabhängig davon, ob sie am Ende eingestellt werden oder nicht – trägt das dazu bei, Ihr Employer Branding insgesamt zu verbessern.

Selbst wenn Bewerber:innen abgelehnt werden, können sie trotzdem auf eine positive Erfahrung während des gesamten Prozesses zurückblicken. Das macht es wahrscheinlicher, dass sie ihren Bekannten empfehlen, sich auf Stellen in Ihrem Unternehmen zu bewerben.

Warum Unternehmen sich schwertun, eine effektive Kommunikationsstrategie während des Einstellungsverfahrens zu entwickeln

Doch warum tun sich so viele Unternehmen schwer, effektiv mit ihren Bewerber:innen zu kommunizieren? Weil sie es versäumen, die fünf oben genannten Punkte zu berücksichtigen? Und was sind die häufigsten Fallstricke, auf die sie achten müssen?

Die Hauptgründe dafür sind:

• Zeitmangel
• Ressourcenmangel
• fehlende Automatisierung
• Fehlen einer Strategie

Diese Gründe fallen meist zusammen und verstärken einander. Ohne eine optimierte Strategie verschwenden Sie möglicherweise Zeit und Ressourcen auf Arbeitsschritte, die Sie problemlos automatisieren könnten.

Das mag sich zunächst wie eine unausweichliche Endlosschleife aus Defiziten und Aufholbedarf anhören.

Wenn Sie jedoch einige einfache Schritte befolgen, Ihre Kommunikation im Recruiting auf eine handfeste Strategie stützen und nach Möglichkeit automatisieren, muss dieses Unterfangen weder schwierig noch zeitaufwendig sein.

7 Tipps zur Verbesserung Ihrer Kommunikation fürs Recruiting

Im Folgenden führen wir Sie durch einige der wichtigsten Schritte zur Verbesserung Ihrer Bewerberkommunikation.

Auf diese Weise können Sie eine konsistente und effiziente Kommunikation mit Ihren Bewerber:innen gewährleisten und Ihren potenziellen Teammitgliedern eine reibungslose Candidate Journey ermöglichen.

1. Bewerberkommunikation beginnt beim Employer Branding

Obwohl die Entwicklung einer Kommunikationsstrategie fürs Recruiting ein separater Prozess ist, sollte diese im Allgemeinen mit der Art und Weise übereinstimmen, wie Sie Ihr Unternehmen nach außen hin präsentieren.

Wenn Ihr Branding (sowohl visuell als auch verbal) zum Beispiel lustig und informell gehalten ist, sollten Sie also auch Ihre Bewerberkommunikation darauf abstimmen.

Kommunizieren Sie stattdessen auf extrem formelle oder unauthentische Weise mit Bewerber:innen, zweifeln Bewerber:innen möglicherweise an Ihrer Identität als Unternehmen – schließlich erleben sie etwas ganz anderes, als sie es nach ihren Eindrücken von Ihrer Marke erwartet hätten.

Beachten Sie, dass die Bewerberkommunikation zwar im Allgemeinen dem Tonfall Ihrer Marke entsprechen sollte, dies aber nicht immer der Fall sein muss.

Der Markenstil eines B2B-Unternehmens könnte z. B. zunächst recht förmlich sein. Setzt sich das Team jedoch aus jungen internationalen Fachkräften zusammen, könnte die Kommunikation mit Bewerber:innen trotzdem eher informell sein.

Bevor Sie also eine Kommunikationsstrategie für die Einstellung von Mitarbeiter:innen entwickeln, sollten Sie sich Gedanken über Ihr Branding und die Art und Weise machen, wie Sie normalerweise nach außen hin kommunizieren.

In den meisten Fällen empfiehlt es sich, die Kommunikation mit den Bewerber:innen an Ihren Markenrichtlinien anzulehnen, insbesondere was die Tonalität und den Sprachstil auf Ihrer Website (und anderen Kanälen wie z. B. Social Media – insbesondere LinkedIn – oder E-Mail) betrifft.

2. Personalisieren und humanisieren Sie den Prozess

Unabhängig von Tonalität und Sprachstil ist es bei der Kommunikation mit Bewerber:innen außerdem wichtig, dass Sie während des gesamten Prozesses stets versuchen, menschlich und persönlich zu bleiben.

Wenn Sie zum Beispiel den Namen der Bewerber:innen nennen und persönliche Informationen hinzufügen, vermitteln Sie ihnen, dass sie sie als Person sehen und nicht nur als einen weiteren Lebenslauf.

Natürlich werden Sie wahrscheinlich nicht die Zeit haben, jedes Mal eine völlig neue und personalisierte Nachricht zu schreiben. Daher ist die Verwendung von Vorlagen und die Automatisierung einiger Nachrichten sicherlich nützlich, wenn auch nicht unerlässlich.

Doch auch dann sollten Sie darauf achten, dass diese Nachrichten eine persönliche Note erhalten (mehr dazu unter Punkt 5).

3. Identifizieren Sie typische Kontaktpunkte

Jetzt, da Sie wissen, wie Sie es sagen wollen, ist es an der Zeit zu bestimmen, wann Sie es sagen werden. Versuchen Sie in dieser Phase, alle Kontaktpunkte im Einstellungsfunnel festzulegen, an denen Sie voraussichtlich in den Dialog mit Bewerber:innen treten werden.

Indem Sie all diese Instanzen skizzieren, erhalten Sie ein klares Bild davon, wie sich Ihr:e Kandidat:innen durch Ihren Funnel bewegen, was es einfacher macht, zu bestimmen, was diesen zu welchem Zeitpunkt mitgeteilt werden soll. Außerdem können Sie so doppelte Nachrichten und einen Informationsüberfluss vermeiden.

Auch hier gilt: Schnelligkeit ist das A und O. Bewerber können schnell ungeduldig werden. Wenn man zweimal nach denselben Informationen fragt oder immer wieder dasselbe mitteilt, kann das dazu führen, dass Bewerber:innen das Verfahren abbrechen.

Vielleicht stellen Sie aber auch fest, dass Sie mehr Nachrichten versenden oder mehr Informationen an zusätzlichen Kontaktpunkten zur Verfügung stellen könnten.

Wussten Sie zum Beispiel, dass 70 % aller Bewerber:innen nach dem Ausfüllen einer Bewerbung nicht einmal eine Bestätigungs-E-Mail erhalten? Wenn Sie das also in Ihren Prozess aufnehmen und den Erhalt der Bewerbung kommunizieren, heben Sie sich bereits von den meisten anderen Unternehmen ab!

Im Folgenden finden Sie eine Beispielliste möglicher Kontaktpunkte, an denen Sie einem Bewerber eine Nachricht zukommen lassen könnten:

Bevor die Bewerbung eingereicht wird

• Ihre Karriereseite
• Ihre Stellenanzeige über die zu besetzende Position
• Das Bewerbungsformular/der Fragebogen (falls zutreffend)

Nach dem Erhalt der Bewerbung

• Empfangsbestätigung zur Bewerbung
• Ablehnung einer Bewerbung
• Einladung zu einem kurzen Kennenlernen (Screening-Interview)
• Einladung zum ersten offiziellen Vorstellungsgespräch
• Einladung zum zweiten Vorstellungsgespräch
• Einladung zu einem dritten Vorstellungsgespräch (optional, je nach Stelle)
• Zuweisung einer Fallstudie (Assessment)
• Feedback zur Fallstudie
• Absage nach einem Vorstellungsgespräch (vergessen Sie nicht, Feedback nach der Absage zu geben)
• Unterbreitung eines Jobangebots
• Verhandlung des Arbeitsvertrags
• Bitte um Feedback und/oder um das Ausfüllen einer Umfrage

Beachten Sie, dass es ratsam ist, die voraussichtliche Dauer und die einzelnen Schritte Ihres Einstellungsprozesses frühzeitig zu kommunizieren – entweder direkt in der Stellenanzeige oder in der E-Mail mit der Eingangsbestätigung zur Bewerbung.

4. Erstellen Sie eine Vorlagenbibliothek

Nun ist es an der Zeit, mit dem Schreiben der eigentlichen Mitteilungen zu beginnen! Da jedes Unternehmen und jeder Einstellungsprozess anders ist, wird die Art und Weise, wie diese Mitteilungen aussehen und welche Informationen diese enthalten wird, von Ihrem Unternehmen abhängen.

Es gibt jedoch einige allgemeine Richtlinien und Hinweise, die Sie bei der Formulierung Ihrer Nachrichten im Auge behalten sollten.

Versuchen Sie Bewerber:innen diese Eckpunkte in jeder Phase klar zu kommunizieren:

• ihren Bewerbungsstatus
• ihre Fortschritte im Einstellungsprozess
• ob diese etwas tun oder veranlassen müssen
• wie der nächste Schritt in diesem Prozess aussieht
• dass Sie für Fragen oder Feedback zur Verfügung stehen
• Wie man Sie am besten erreichen kann

Unabhängig von der Bewerbungsphase, für die Sie die Nachricht verfassen, sollten Sie immer die Schritte eins und zwei der oben beschriebenen Kommunikationsstrategie für die Personalbeschaffung im Hinterkopf behalten.

Diese Nachrichten sind oft der erste Kontaktpunkt mit Bewerber:innen. Sie zu perfektionieren ist also entscheidend, um einen guten ersten Eindruck bei Ihren potenziellen Mitarbeiter:innen zu hinterlassen!

5. Bewahren Sie die Menschlichkeit trotz Automatisierung

Sie möchten, dass Ihre Bewerberkommunikation schnell und effektiv verläuft. Deshalb wird sich Ihre Strategie oft darum drehen, das richtige Gleichgewicht zwischen der Verwendung von Vorlagen und der Automatisierung zu finden und gleichzeitig eine persönliche Note beizubehalten.

Glücklicherweise können Sie beides miteinander kombinieren, ohne Kompromisse bei der Geschwindigkeit oder der persönlichen Note einzugehen:

Wenn Sie ein Bewerbermanagementsystem (ATS) wie JOIN verwenden, können Sie vorgefertigte, personalisierte, automatisierte Nachrichten erstellen, die Sie dabei unterstützen, Kandidaten schnell und effizient zu benachrichtigen.

Die Verwendung solcher Automatisierungsoptionen gewährleistet einen schnellen Prozess mit einer einheitlichen Candidate Experience – und schafft damit eine Win-win-Situation!

6. Seien Sie flexibel und schnell

Ein großer Teil der Kommunikation im Recruiting lässt sich nicht automatisieren. Sie können sich leider auch nicht bis ins kleinste Detail darauf vorbereiten.

So kann es trotz allem immer noch passieren, dass ein:e Bewerber:in eine spezielle Frage zu einer Assessment-Aufgabe stellt, die Sie zugeteilt haben.

Auf diese Art von Nachrichten können Sie sich zwar nicht vorbereiten, aber Sie können gewährleisten, dass Sie sie immer so schnell (und freundlich) wie möglich beantworten. Auch hier kann der Einsatz einer Recruiting-Software sehr hilfreich sein!

Über JOIN können Sie ganz einfach direkt im Tool mit den Bewerber:innen kommunizieren. Unabhängig davon, über welche Jobbörse sich diese beworben haben, erhalten Sie alle ihre Nachrichten in einem einzigen Posteingang.

7. Optimieren Sie Ihren Prozess stetig weiter

Beachten Sie, dass Sie den perfekten Kommunikations-Workflow wahrscheinlich nicht auf Anhieb finden werden. Unterschiedliche Positionen und Kandidat:innen erfordern unterschiedliche Kommunikationsmaßnahmen.

Deshalb ist es wichtig, dass Sie bei Ihrem Ansatz flexibel und reaktionsstark bleiben. Passen Sie Ihre Kommunikationsstrategie stets an die spezifischen Personalanforderungen an und versuchen Sie, die Candidate Experience weiter zu verbessern.

Eine der wichtigsten Möglichkeiten, um das zu erreichen, besteht darin, Ihre Bewerber:innen am Ende des Prozesses um Feedback zu bitten. Das können Sie entweder in einer Ihrer Nachrichten an Ihre Bewerber:innen oder über ein separates Feedback-Formular oder eine Umfrage tun.

Bewerberkommunikation ist nur eine Teildisziplin

Die Kommunikationsstrategie ist ein wichtiger Bestandteil des gesamten Einstellungsprozesses.

Sie kann dazu beitragen, den gesamten Prozess zu beschleunigen und Ihre Chancen auf einen erfolgreichen Vertragsabschluss mit den gewünschten Bewerber:innen zu erhöhen, bevor die Konkurrenz Ihnen zuvorkommen kann.

Eine effiziente Bewerberkommunikation allein reicht jedoch nicht aus, damit Sie problemlos Spitzenkräfte einstellen können. Auch ein effektiver Prozess zur Auswahl der Kandidat:innen und die Fragen, die Sie im Vorstellungsgespräch stellen, spielen eine wichtige Rolle.

Hier finden Sie einige nützliche Ressourcen, die Sie bei der Optimierung Ihres Talentgewinnungsprozesses unterstützen:

• Must-dos während des Einstellungsprozesses
• 13 Schritte zur besseren Diversity-Recruiting-Strategie
• Bewerbungsgespräch führen: Best Practices für Hiring Manager:innen