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España Administración y secretariado Junior

Administrativo·a

Descripción de puesto, salario, sourcing, 15 preguntas de entrevista y plan 30/60/90 para contratar a un·a Administrativo·a en pymes españolas.

Compilado por el equipo de Join a partir de datos públicos y de nuestra experiencia en contratación.

Actualizado

De un vistazo

  • Salario mediano 22.000 € 18.000 € – 28.000 €
  • Plazo de contratación 20–40 días
  • Experiencia 1–5 años

Cómo contratar a un·a Administrativo·a para su pyme

Antes de redactar la oferta, plantéese tres preguntas de encuadre. Determinan el perfil que busca realmente y evitan los errores de scope más frecuentes en pyme española sobre este puesto, que se confunde a menudo con dos roles adyacentes.

Pregunta 1: ¿Administrativo·a, Office Manager o Asistente de dirección? Los tres roles se solapan parcialmente pero no son equivalentes. La·el Administrativo·a ejecuta tareas transversales para el equipo: gestión documental, correspondencia, agenda, atención telefónica, apoyo contable básico, registro de facturas. Es un puesto entry con foco en la ejecución rigurosa. La·el Office Manager pilota el office para toda la empresa con responsabilidad ampliada (proveedores·as, sede, intendencia, eventos internos, onboarding logístico, primer bloque de RR. HH. en pyme); es un puesto mid con foco en la coordinación. La·el Asistente de dirección sirve a una o dos personas de C-level (CEO, COO) en su agenda, sus viajes y su correspondencia; es un puesto centrado en una persona concreta, no transversal. Mezclar los tres en una oferta atrae candidaturas desordenadas y consume tiempo. Precise la función desde el título: Administrativo·a mujer u hombre, no perfil polivalente de administración, que no dice nada.

Pregunta 2: ¿Qué perímetro exacto? En pyme, el perímetro de un·a Administrativo·a varía mucho: pura gestión documental y atención telefónica, con o sin apoyo contable básico (registro de facturas en el software contable, control de notas de gastos), con o sin atención al·a la cliente, con o sin gestión de la agenda colectiva. Liste de forma explícita los ámbitos cubiertos en la oferta. Un·a Administrativo·a sin experiencia en registro de facturas necesitará de 1 a 2 meses de aprendizaje si hay que asumir ese bloque; un perfil con apoyo contable previo esperará temas variados y se aburrirá rápido en pura recepción y archivo.

Pregunta 3: ¿Qué herramientas y qué nivel de Excel? El ecosistema cuenta. Si el equipo trabaja con Holded, Factorial, Notion y Slack, una persona candidata que solo conoce Excel y Outlook necesitará de 2 a 4 semanas de adaptación. Si el equipo trabaja con A3, Sage o Contasol, un perfil de pyme moderna tendrá que aprender el software. Mencione su stack de forma explícita en la oferta; las candidaturas experimentadas filtran a menudo por este criterio. Sobre Excel: precise el nivel esperado (operativo con BUSCARV y tablas dinámicas como mínimo; avanzado con macros y validación de datos si el puesto incluye reporting). Sin esta precisión, las candidaturas mezclarán perfiles con Excel real y perfiles con Excel declarativo, y la diferencia solo aparecerá en la prueba práctica.

Si las tres respuestas convergen hacia un·a Administrativo·a transversal a tiempo completo para una pyme de 10 a 80 personas trabajadoras (y no hacia un·a Office Manager o un·a Asistente de dirección), pase al modelo de oferta que aparece más abajo.

Modelo de descripción de puesto

Descargar .docx

Administrativo·a (mujer u hombre) en pyme española

[Nombre de la empresa], pyme del sector [sector] con sede en [ciudad], [X] personas trabajadoras, [X] M€ de facturación, busca incorporar un·a Administrativo·a para asumir la gestión administrativa transversal del equipo.

Misión

Como Administrativo·a, ejecuta el conjunto de la gestión administrativa transversal (documentación, correspondencia, agenda, atención telefónica, apoyo contable básico) para un equipo de [10 a 80] personas trabajadoras. Reporta a la [responsable de administración / dirección financiera / oficina de gerencia] y trabaja en estrecha relación con la asesoría laboral y contable externa.

Responsabilidades principales

  • Gestionar el archivo documental (contratos, facturas, justificantes, correspondencia) con una nomenclatura clara y un calendario de obligaciones de conservación según el artículo 30 del Código de Comercio.
  • Registrar las facturas de proveedores·as en el software contable [Contasol / A3 / Sage / Holded] y verificar la coherencia (NIF, fecha, importe, IVA, retención si aplica) antes del archivo.
  • Tratar el correo entrante físico y digital, redactar correspondencia profesional a proveedores·as, clientes y administraciones, y mantener los hilos de seguimiento al día.
  • Gestionar la agenda colectiva del equipo y la reserva de salas de reuniones, anticipar los solapamientos y proponer ajustes a las personas afectadas.
  • Atender el teléfono y la recepción presencial cuando aplique: filtrar las llamadas, derivar a la persona adecuada, acoger a personas visitantes con profesionalidad.
  • Apoyar a la·al responsable directa·o en la preparación de las notas de gastos (control de justificantes, registro en [Spendesk / Pleo / Captio / Okticket], calendario de reembolso mensual).
  • Coordinarse con la asesoría laboral y contable externa: envío de documentación, recopilación de información, seguimiento de las peticiones recurrentes.
  • Mantener el calendario de obligaciones administrativas recurrentes (renovaciones de contratos con proveedores·as, vencimientos de pólizas, plazos fiscales periódicos vía asesoría) y alertar a tiempo sobre los vencimientos.
  • [Si aplica] Apoyar a la·al responsable de RR. HH. en tareas operativas básicas: preparación de documentación para altas en Seguridad Social, gestión de vacaciones, organización de revisiones médicas, registro horario diario.

Perfil

  • Imprescindible: 1 a 5 años de experiencia en un puesto administrativo en pyme; Excel operativo (BUSCARV, tablas dinámicas, formato condicional, fórmulas de control); redacción profesional clara en castellano; rigor en la gestión documental y en el seguimiento de tareas recurrentes.
  • Valorable: experiencia previa con un software contable (Contasol, A3, Sage 50/200, Holded); familiaridad con una herramienta moderna de notas de gastos (Spendesk, Pleo, Captio, Okticket) o de RR. HH. ligera (Factorial, Bizneo, Sesame); segunda lengua de trabajo (inglés operativo, francés o portugués según contexto comercial); dominio operativo de Notion, Confluence o Drive estructurado para la gestión documental.
  • Descartable: ninguna experiencia administrativa previa en autonomía; Excel solo declarativo (suma y poco más); rechazo a manipular herramientas modernas (software cloud, automatización); postura de pura ejecución sin capacidad de pedir aclaración o de decir no; inestabilidad (sucesión de puestos de 6 a 9 meses).

Qué ofrecemos

  • Retribución bruta anual: fijo de [18 a 28] k€ según experiencia y perímetro. Sin variable estructural; [en su caso, paga extra adicional, ticket restaurante, seguro médico privado o ayuda al transporte según práctica de la empresa].
  • Modalidad: [jornada completa, presencial o híbrido 1 a 2 días por semana en sede, base en ciudad].
  • Beneficios: [seguro médico privado, ticket restaurante, ayuda al transporte, vacaciones, política de teletrabajo, presupuesto de formación continua en Excel, software contable o segunda lengua].
  • Stack: [software contable, herramienta de notas de gastos, herramienta de gestión documental, herramienta de RR. HH. ligera si aplica].

Banda salarial

Salario fijo bruto anual

Percentil 25
18.000 €
Mediana
22.000 €
Percentil 75
28.000 €

Banda salarial bruta anual para un·a Administrativo·a de perfil entry (1 a 5 años de experiencia) en una pyme española de 10 a 80 personas trabajadoras. Madrid y Barcelona tiran al alza (+8 a +12 %); el resto del territorio tira a la baja (-5 a -10 %). Los perfiles con dominio probado de Excel avanzado (tablas dinámicas, fórmulas de control), una segunda lengua de trabajo (inglés operativo, francés o portugués según contexto comercial) o experiencia de apoyo contable básico (registro de facturas, conciliaciones simples) suben al tramo superior. El puesto no tiene retribución variable estructural; algunas pymes ofrecen paga extra adicional, ticket restaurante o seguro médico privado como complementos en especie.

Fuentes: INE, Encuesta de Estructura Salarial 2024 (CNO 4309, Empleados administrativos sin tareas de atención al público) ; InfoJobs, Estado del Mercado Laboral en España 2025 ; Hays, Guía del Mercado Laboral España 2026

Dónde captar este perfil

  1. InfoJobs

    Desde 250 € / oferta destacada 30 días

    Canal número uno en España para perfiles administrativos en pyme, sin discusión. Volumen muy alto, candidaturas mayoritariamente en activa búsqueda y filtros por experiencia, comunidad autónoma y sector que funcionan bien. Para un·a Administrativo·a, espere recibir entre el 60 y el 75 % de las candidaturas cualificadas por aquí si publica con plan destacado y describe con precisión el perímetro (gestión documental, atención telefónica, apoyo contable básico). Filtre por experiencia mínima de 1 a 2 años para evitar saturarse con perfiles de prácticas; la denominación Administrativo·a atrae mucho volumen de candidatos·as recién titulados·as.

  2. LinkedIn

    150-300 € / mes en Job Slots

    Útil para perfiles administrativos en startups, scale-ups y pymes modernas de Madrid y Barcelona que buscan a alguien con segunda lengua o sensibilidad por la automatización. El sourcing pasivo (Job Posts) rinde menos que en perfiles cualificados; los·as candidatos·as administrativos·as son menos reactivos al cold InMail. Una publicación orgánica del·de la propio·a hiring manager con detalle del puesto, las herramientas y la cultura genera más candidaturas de calidad que un Job Slot estándar. Poco rentable para sectores tradicionales (industria, construcción, retail clásico) o pymes regionales fuera de Madrid y Barcelona.

  3. Welcome to the Jungle

    Desde 890 € + IVA / oferta

    Audiencia centrada en scale-ups, startups y pymes modernas en Madrid y Barcelona. Las personas candidatas que aplican aquí valoran la cultura de empresa, la transparencia del proceso y las fotos de equipo antes que el puesto en sí. Útil si su marca empleadora vende sentido del colectivo, ergonomía del puesto (Notion, Holded, Slack) o flexibilidad horaria; menos relevante para sectores tradicionales o perfiles con más de 10 años de experiencia administrativa en sector clásico. Volumen menor que InfoJobs pero la calidad de fit cultural es más alta y la tasa de respuesta a la primera entrevista mejor.

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Manual de evaluación

El puesto de Administrativo·a se evalúa en cinco etapas. La prueba práctica (etapa 4) es la palanca diferenciadora: muchas personas candidatas hablan bien de organización y de Excel sin practicarlos con rigor en el día a día. Sin caso concreto es muy difícil distinguir.

  1. Etapa 1: Lectura del CV

    Busque coherencia sectorial y estabilidad mínima de 12 a 18 meses en los puestos administrativos anteriores. La rotación corta (3 puestos en 2 años) revela mal fit recurrente o falta de progresión. Verifique la naturaleza de las tareas descritas: un CV que solo enumera atender el teléfono y archivar describe una recepcionista, no un·a administrativo·a transversal. Atención a las menciones de Excel: pida en entrevista que detalle qué fórmulas utiliza realmente (BUSCARV, tablas dinámicas, formato condicional). Descarte los CVs que mezclan administrativo·a, recepcionista, comercial sin distinción: indican falta de claridad sobre el perfil propio.

  2. Etapa 2: Llamada telefónica (20 minutos)

    Tres preguntas: (1) Describa su perímetro actual (volumen de documentos gestionados, herramientas, interacción con asesoría laboral o contable, tamaño del equipo atendido); (2) ¿Qué tarea repetitiva ha simplificado o automatizado en su puesto anterior? (mide iniciativa y dominio real de herramientas); (3) ¿Por qué un cambio ahora? (relato claro frente a relato disperso). Salida: sí o no en 5 minutos de debrief. Es un puesto en el que el volumen de candidaturas es alto y el filtro telefónico ahorra muchas horas de entrevistas presenciales.

  3. Etapa 3: Entrevista estructurada (60 minutos)

    Utilice las 15 preguntas que aparecen a continuación alternando behavioral, situational, case, technical y values. Para un puesto entry, 60 minutos basta; alargar a 90 corre el riesgo de cansar a la persona candidata sin extraer más señal. Mínimo 2 entrevistadores·as presentes (idealmente la·el responsable directa·o y una persona compañera del equipo administrativo o de operaciones), con puntuación independiente antes del debrief. Insista en las preguntas situacionales y la técnica: ambas son centrales en este perfil.

  4. Etapa 4: Prueba práctica (45 a 60 minutos, Excel y Office)

    Plantee una prueba realista en condiciones de trabajo. Por ejemplo: un fichero Excel con 200 líneas de facturas mal estructurado (columnas heterogéneas, fechas en formatos distintos, faltan importes); pida limpiar los datos, calcular el total por proveedor con una tabla dinámica, y redactar un correo profesional a la·al asesor·a laboral resumiendo dos incidencias detectadas. Tiempo asignado: 45 a 60 minutos en sala con ordenador disponible (presencial o vídeo con pantalla compartida). Evalúe el método antes que la velocidad: una buena persona candidata pregunta el contexto antes de tocar el fichero. Es la prueba más eficaz para distinguir un perfil real de uno declarativo en este puesto.

  5. Etapa 5: Referencias (verificación estructurada)

    Llame a dos referencias: una persona ex-responsable directa o ex-jefa·e de equipo, y una persona compañera del equipo administrativo o de la asesoría laboral o contable externa con la que la persona candidata ha trabajado. Plantee a ambas las mismas 4 preguntas: ¿En qué destaca? ¿En qué contrataría a alguien complementario·a? ¿La volvería a contratar mañana? ¿Por qué? Cite un ejemplo de situación en la que detectó un error administrativo o documental antes de que llegara a la dirección. La cuarta pregunta es la señal real (vigilancia operativa y autonomía relativa).

Preguntas de entrevista estructuradas

  1. Conductual Multitarea y priorización

    Describa la última vez que tuvo que tratar varios temas administrativos en paralelo (una factura urgente, una llamada de un·a cliente, una persona recién incorporada que espera material). ¿Cómo decidió en qué orden trabajar?

    Lo que revela una buena respuesta

    Criterio de priorización explícito: impacto en la actividad del equipo, plazo legal o fiscal, fragilidad de la persona que espera. La persona candidata describe cómo comunica las tareas que no se cumplen a tiempo. Bonus: ha pedido aclaración a la·al responsable directa·o cuando dos prioridades chocaban. Las personas que responden lo hago todo sin pausar revelan falta de discriminación y suelen acabar con errores en cuanto el volumen crece.

  2. Conductual Rigor administrativo

    Cuénteme una ocasión en la que detectó un error en una factura, en un contrato o en un documento administrativo que no era suyo. ¿Cómo lo escaló?

    Lo que revela una buena respuesta

    Vigilancia operativa: la persona candidata describe la detección, la cuantificación o caracterización del error, y la propuesta de corrección (devolver la factura al·a la proveedor·a, avisar a la·al responsable, abrir una incidencia con la asesoría laboral o contable). Bonus: ha sugerido un control sencillo para evitar la repetición. Quienes no han detectado nunca un error han trabajado en entornos muy supervisados o no miran lo que pasan.

  3. Conductual Comunicación transversal

    Describa un momento en el que tuvo que pedir a una persona compañera o a un·a proveedor·a un documento o una información que no llegaba. ¿Cómo lo gestionó?

    Lo que revela una buena respuesta

    Capacidad de reclamar con educación y firmeza, sin tensar la relación. La persona candidata describe el primer recordatorio amable, la escalada gradual, y el cambio de canal si el correo no funciona (llamada, mensaje directo). Bonus: cita un caso concreto y la solución encontrada. Quienes describen una postura puramente pasiva (envío el correo y espero) revelan debilidad de seguimiento que se ve en cuanto crece el volumen.

Cómo reconocer a un·a excelente Sales Manager

Competencia Por debajo En el nivel Por encima
Rigor administrativo Pasa los documentos sin comprobar coherencia básica (NIF, fechas, importes, IVA). Los errores le llegan en cierre o por aviso de la asesoría. No tiene rutina de control. Verifica los documentos en el momento del registro: coherencia de NIF, fecha, importe, IVA aplicado, retención si aplica. Detecta y escala las anomalías visibles a la·al responsable directa·o. Anticipa los puntos de riesgo: cruza facturas con pedidos o albaranes, marca las desviaciones repetidas con un·a proveedor·a, propone controles sencillos al equipo. Cero documentos críticos pasan sin verificación.
Organización y método Reactiva a las demandas sin sistema: tareas en post-it o en cabeza, sin seguimiento documentado, olvidos recurrentes cuando el volumen sube. No usa un calendario de tareas recurrentes. Sistema personal estructurado: lista de tareas mantenida al día, calendario de obligaciones recurrentes (declaraciones, renovaciones, cierres), nomenclatura de archivos estandarizada. Anticipa los plazos sin recordatorio. Referencia de método en el equipo: procedimientos documentados, plantillas compartidas, ritual de revisión semanal. Capaz de coger vacaciones sin dejar bombas de relojería: alguien puede asumir su perímetro con la documentación existente.
Dominio de herramientas (Excel y Office) Excel a nivel básico (suma, fórmulas simples, filtros). Word para escribir un correo. No conoce las tablas dinámicas, BUSCARV o formato condicional. No ha usado nunca herramientas modernas (Holded, Notion, Factorial). Excel operativo (BUSCARV, tablas dinámicas, formato condicional, fórmulas de control simples). Word para correspondencia profesional bien estructurada. Familiaridad con al menos una herramienta moderna del stack (gestión documental, RR. HH. ligero, notas de gastos). Excel avanzado: macros básicas, fórmulas anidadas, validación de datos, automatizaciones simples. Capaz de adoptar una herramienta nueva en pocas semanas y de proponer un cambio cuando la existente no escala. Stack moderno integrado en el día a día.
Comunicación transversal Se comunica únicamente con su responsable directa·o. Evita los intercambios con personas operativas o con la asesoría externa. Correos sin estructura clara o respondidos con días de retraso. Sabe redactar un correo profesional bien estructurado (asunto preciso, contexto breve, petición con plazo, agradecimiento). Mantiene una relación cordial con la dirección, las personas operativas y la asesoría externa. Responde a los correos en menos de 24 horas. Referencia operativa en la empresa: las personas recién incorporadas consultan espontáneamente, la asesoría externa mantiene un nivel de servicio alto porque la comunicación es estructurada. Capaz de reformular una petición ambigua antes de actuar.
Autonomía y postura frente a la jerarquía Espera instrucciones para cada tarea, incluso recurrente. Acepta las peticiones sin preguntar contexto ni plazo. Sin propuesta cuando una petición plantea problemas; o al contrario, rechaza secamente sin alternativa. Pilota sus tareas recurrentes en autonomía. Sabe pedir aclaración cuando una petición es ambigua. Sostiene los procedimientos sobre temas sensibles (notas de gastos sin justificante, gastos no autorizados) proponiendo una alternativa. Anticipa los temas antes de que se planteen; pone los límites adecuados con firmeza y diplomacia. Reconocida·o por la jerarquía como punto de apoyo fiable que protege a la empresa antes que ejecutora pasiva.

Plan de 30/60/90 días

Día 30

  • Inventario completo del perímetro asumido (documentos gestionados, tareas recurrentes, herramientas, personas interlocutoras internas y externas)
  • Cartografía de los flujos administrativos clave (facturación de entrada, notas de gastos, contratos, correspondencia con asesoría laboral y contable)
  • Primer 1:1 documentado con la·el responsable directa·o sobre prioridades, puntos de dolor y expectativas a 90 días
  • Tareas recurrentes asumidas en autonomía (registro de facturas, atención telefónica, gestión del correo entrante, agenda)

Día 60

  • Calendario de obligaciones recurrentes compartido (declaraciones fiscales periódicas vía asesoría, vencimientos de contratos, renovaciones de pólizas o suministros)
  • Nomenclatura de archivos estandarizada y aplicada en el archivo digital del equipo
  • Primer ciclo mensual cerrado en autonomía (registro completo de facturas, notas de gastos procesadas, correspondencia al día)
  • Propuestas de mejora identificadas sobre 2 o 3 procesos administrativos (plantillas, automatizaciones simples, herramientas a adoptar)

Día 90

  • Cadencia operativa estable y sostenida (ningún tema recurrente se escapa, plazos respetados durante 8 a 10 semanas consecutivas)
  • Documentación de los procedimientos administrativos clave compartida y accesible para el equipo
  • Primer reporting mensual sencillo a la·al responsable directa·o (volumen de facturas tratadas, incidencias detectadas, próximos vencimientos)
  • Balance formal con la·el responsable directa·o: ejes de progresión identificados para los siguientes 90 días

Errores comunes al contratar para este puesto

  1. Confundir Administrativo·a y Office Manager

    La·el Administrativo·a se centra en la ejecución transversal: gestión documental, registro de facturas, correspondencia, agenda, atención telefónica, apoyo contable básico. La·el Office Manager pilota el office para toda la empresa con responsabilidad ampliada (proveedores·as, sede, intendencia, eventos internos, onboarding logístico, y a menudo un primer bloque de RR. HH.). Los perímetros se solapan parcialmente pero no son equivalentes en seniority, salario ni perfil. Mezclarlos en una oferta atrae candidaturas desordenadas: o paga 28 a 32 k€ por un perfil que dedicará el tiempo a tareas administrativas puras (frustración en la empresa), o paga 20 a 22 k€ por un perfil incapaz de liderar un traslado o una auditoría de proveedores·as (frustración en la persona candidata). Encuadre el scope desde el título de la oferta.

  2. Confundir Administrativo·a y Asistente de dirección

    La·el Asistente de dirección sirve principalmente a una o dos personas de C-level (CEO, COO) en su agenda, sus viajes, su correspondencia y sus citas: el perímetro es el ecosistema personal de la dirección. La·el Administrativo·a sirve a todo el equipo de forma transversal y no se centra en una persona concreta. Las herramientas son distintas (agenda intensiva y gestión de viajes frente a Excel, gestión documental y registro de facturas) y el perfil también (alto nivel de discreción y disponibilidad horaria amplia para asistencia de dirección, frente a método y rigor administrativo para el puesto transversal). Cada perfil tiene su propia oferta.

  3. Subestimar el nivel real de Excel necesario

    En pyme moderna, un·a Administrativo·a sin Excel operativo (BUSCARV, tablas dinámicas, formato condicional) se vuelve cuello de botella en cuanto el volumen crece más allá de 30 personas trabajadoras. Muchas personas candidatas declaran Excel avanzado en el CV sin practicarlo en el día a día. La trampa: contratar sobre la declaración, sin prueba, y descubrir en el tercer mes que cada informe simple se vuelve un proyecto. Solución: pruebe Excel de verdad en la etapa 4 con un fichero realista; no se conforme con eso lo manejo bien.

  4. Saltarse la prueba práctica

    El puesto de Administrativo·a es el ejemplo más claro donde la prueba práctica es no negociable. La capacidad de organización, el dominio real de Excel y el método se evalúan muy mal en entrevista clásica: muchas personas candidatas hablan bien de organización sin practicarla. Saltarse la etapa 4 equivale a contratar a ciegas en un puesto donde el coste de un mal fit (errores recurrentes, retrasos en cierre, asesoría laboral tensa) supera ampliamente las 4 horas de preparación de un caso. Una buena prueba práctica de 45 a 60 minutos vale más que tres entrevistas conversacionales.

  5. Contratar sobreperfil para una pyme pequeña

    Una pyme de 10 a 25 personas trabajadoras no necesita un·a perfil senior con 8 años de experiencia. El puesto no ofrece suficiente volumen ni complejidad para retener un perfil así más allá de 12 a 18 meses, y el coste de re-contratación es alto. Para una pyme de menos de 30 personas trabajadoras, un perfil de 1 a 3 años de experiencia con buena base de Excel y aprendizaje rápido es la apuesta correcta. Reserve los perfiles de 5+ años para pymes de 50 a 80 personas o cuando el perímetro incluye apoyo contable amplio, gestión multi-sociedad o segunda lengua de trabajo.

Preguntas frecuentes

  • ¿Cuál es el salario de un·a Administrativo·a en una pyme española?

    La banda salarial de referencia para un·a Administrativo·a entry (1 a 5 años de experiencia) en pyme española es de 18.000 a 28.000 € brutos anuales (mediana en torno a 22.000 €). Madrid y Barcelona tiran al alza (+8 a +12 %); el resto del territorio tira a la baja (-5 a -10 %). Los perfiles con Excel avanzado probado, una segunda lengua de trabajo (inglés operativo, francés o portugués según contexto comercial) o experiencia de apoyo contable básico (registro de facturas, conciliaciones simples) suben al tramo superior. El puesto no tiene retribución variable estructural; algunas pymes ofrecen paga extra adicional, ticket restaurante, seguro médico privado o ayuda al transporte como complementos en especie.

  • ¿Cuál es la diferencia entre Administrativo·a, Office Manager y Asistente de dirección?

    La·el Administrativo·a ejecuta tareas transversales para el equipo: gestión documental, correspondencia, agenda, atención telefónica, apoyo contable básico, registro de facturas. Es un puesto entry con foco en la ejecución rigurosa. La·el Office Manager pilota el office para toda la empresa con responsabilidad ampliada (proveedores·as, sede, intendencia, eventos, primer bloque de RR. HH. en pyme); es un puesto mid con foco en la coordinación. La·el Asistente de dirección sirve a una o dos personas de C-level en su agenda, sus viajes y su correspondencia; es un puesto centrado en una persona concreta. Las tres ofertas atraen perfiles distintos y mezclarlas en un mismo anuncio genera candidaturas desordenadas y contrataciones que se rompen a los 6 meses.

  • ¿Cuánto se tarda en contratar a un·a Administrativo·a en España?

    Cuente entre 20 y 40 días desde la publicación de la oferta hasta la firma del contrato para un puesto entry. El mercado es muy dinámico en perfiles de 1 a 3 años de experiencia: el volumen de candidaturas en InfoJobs es alto y el cuello de botella suele estar en la disponibilidad de tiempo del·de la responsable de contratación para filtrar, no en la oferta. Los plazos se alargan ligeramente en perfiles con segunda lengua de trabajo o especialización (apoyo contable amplio, sector regulado). Reducir el plazo por debajo de 20 días suele suponer saltar la prueba práctica, lo que degrada fuertemente la calidad de la contratación.

  • ¿Qué nivel de Excel es realmente necesario?

    Como mínimo nivel operativo: BUSCARV (o XLOOKUP), tablas dinámicas, formato condicional, filtros y ordenación, fórmulas de control simples (SI, SUMAR.SI, CONTAR.SI). En pyme moderna, este nivel no es opcional: sin él, la persona se convierte en cuello de botella en cuanto el volumen de datos crece. Nivel avanzado (macros, validación de datos avanzada, fórmulas anidadas, conexión con otras fuentes) es una ventaja pero no imprescindible para un puesto entry. Verifique siempre el nivel real en una prueba práctica de 45 a 60 minutos: muchas personas candidatas declaran Excel avanzado sin practicarlo, y la diferencia entre lo declarado y lo real es la principal fuente de error en este puesto.

  • ¿Hace falta una titulación específica para contratar a un·a Administrativo·a?

    Ninguna titulación es legalmente obligatoria. En la práctica, los·as Administrativos·as en pyme española vienen de itinerarios variados: Ciclo Formativo de Grado Medio o Superior en Gestión Administrativa o Administración y Finanzas, Bachillerato más experiencia profesional, grado universitario en ADE, Derecho o Turismo con cambio de rumbo, o trayectorias de cambio profesional desde hostelería, comercio o recepción. La experiencia práctica en pyme prima sobre la titulación: una persona candidata con 2 años de experiencia transversal en una pyme dinámica vale a menudo más que un perfil con título de grado procedente de una gran corporación muy encuadrada. El criterio discriminante es la madurez operativa, validada en la prueba práctica.

  • ¿Qué obligaciones legales tiene una oferta de Administrativo·a en España?

    Cuatro obligaciones principales: (1) denominación del puesto neutra o con mención inclusiva (Administrativo·a mujer u hombre o equivalente) para respetar el principio de no discriminación de la Ley Orgánica 3/2007; (2) publicación de la banda salarial en la oferta o comunicación antes de la primera entrevista (directiva europea 2023 / 970 sobre transparencia retributiva, transposición al derecho español como máximo el 7 de junio de 2026); (3) transparencia sobre el uso de cualquier herramienta de IA en la preselección de candidaturas y garantía de supervisión humana efectiva (Reglamento europeo de IA aplicable desde el 2 de agosto de 2026); (4) en empresas de más de 50 personas trabajadoras, cuota del 2 % de personas con discapacidad reconocida (Ley General de Discapacidad). Las preguntas sobre edad, origen, situación familiar y religión están prohibidas en entrevista.

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